Digitale Personalakte

Rechtliche Anforderungen an eine digitale Personalakte

23. April 2024

In einer Zeit, in der der Datenschutz einen immer höheren Stellenwert einnimmt und Unternehmen vermehrt auf digitale Lösungen setzen, sind rechtliche Aspekte beim Umgang mit Mitarbeiterdaten von entscheidender Bedeutung. Insbesondere die Einführung digitaler Personalakten wirft Fragen auf, wie der rechtssichere Umgang mit sensiblen Informationen gewährleistet werden kann. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bildet dabei die Grundlage und legt klare Anforderungen fest, denen Unternehmen bei der Verwaltung elektronischer Akten gerecht werden müssen.

Hier sind die zentralen rechtlichen Aspekte im Zusammenhang mit digitalen Personalakten im Überblick:

Datensparsamkeit und Datenvermeidung (§ 3a BDSG)

Dieses Prinzip besagt, dass Arbeitgeber nur die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlichen Daten erheben und verarbeiten dürfen. Die Übererhebung oder unnötige Speicherung von Informationen ist nicht gestattet, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren.

Richtigkeit der Daten

Gemäß § 9 BDSG müssen Unternehmen sicherstellen, dass die in den digitalen Personalakten gespeicherten Daten korrekt sind und es auch bleiben. Die automatisierte Übernahme von Informationen aus verschiedenen Quellen minimiert das Risiko von Fehlern und gewährleistet die Integrität der Daten.

Transparenz bei der Datenerhebung und -verarbeitung

Arbeitnehmer haben das Recht, Einblick in ihre eigenen Daten zu nehmen (§ 34 BDSG). Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Prozesse zur Datenerhebung und -verarbeitung transparent sind und dass Mitarbeiter ihre Rechte hinsichtlich ihrer persönlichen Informationen ausüben können.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOM) (§ 9 BDSG)

Unternehmen sind verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen. Dazu gehören unter anderem Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle und Verfügbarkeitskontrolle.

Weitere rechtliche Anforderungen

Neben den oben genannten Punkten müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass Daten zu unterschiedlichen Zwecken getrennt verarbeitet werden können. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass die Übertragung sensibler Informationen verschlüsselt und sicher ist, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Indem Unternehmen diese rechtlichen Anforderungen erfüllen, können sie sicherstellen, dass der Umgang mit digitalen Personalakten den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und dass die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt ist. Eine umfassende Compliance mit diesen Vorschriften trägt nicht nur zum rechtssicheren Betrieb bei, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation.