Betriebsrat und digitale Personalakte: Ein umfassender Leitfaden

Eines der wichtigsten Elemente bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats. Durch eine transparente Kommunikation und die Einbeziehung des Betriebsrats in den Entscheidungsprozess lassen sich etwaige Vorbehalte ausräumen. Es empfiehlt sich, den Betriebsrat bereits bei der Auswahl der Software zu beteiligen, indem man ihn zu Präsentationen einlädt und seine Fragen und Bedenken ernst nimmt. Ein Anbieter, der auch die Zustimmung des Betriebsrats findet, fördert eine reibungslose Implementierung der digitalen Personalakte.

Um eine solide Basis für die Einführung digitaler Personalakten zu schaffen, ist es essenziell, dass alle Projektbeteiligten – insbesondere die Mitglieder des Betriebsrats und die verantwortlichen Personen in der HR-Abteilung – ein tiefgehendes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen besitzen. Dies umfasst nicht nur die Kenntnis über das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und andere relevante rechtliche Vorschriften.

Organisieren Sie daher Schulungen oder Workshops, die von Experten im Bereich Arbeitsrecht und Datenschutz geleitet werden. Ziel dieser Veranstaltungen sollte es sein, ein gemeinsames Verständnis für die Bedeutung des Datenschutzes und der Mitbestimmungsrechte zu entwickeln und gleichzeitig spezifische Fragen zur Einführung digitaler Personalakten zu klären. Themenschwerpunkte könnten dabei sein:

• Ein detaillierter Blick auf § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und die damit verbundenen Mitbestimmungsrechte bei der Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer durch technische Einrichtungen.
• Die Erklärung von § 94 Abs. 2 und § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, die sich mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sowie der Einsichtnahme in die Personalakten beschäftigen.
• Eine umfassende Einführung in die DSGVO und das BDSG, insbesondere Artikel 88 DSGVO und § 26 BDSG, die als rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitskontext dienen.
• Diskussion über die Gestaltung einer Betriebsvereinbarung, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch die praktischen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter berücksichtigt.

Diese Schulungen bieten eine Plattform für offene Diskussionen und ermöglichen es den Teilnehmern, Bedenken zu äußern und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Durch das Erreichen eines gemeinsamen Verständnisses der rechtlichen Aspekte wird die Basis für eine erfolgreiche und reibungslose Implementierung digitaler Personalakten gelegt.

Ein entscheidender Schritt bei der Einführung digitaler Personalakten ist die Auswahl des passenden Softwareanbieters. Dieser Prozess sollte nicht isoliert von der HR-Abteilung oder der IT-Abteilung durchgeführt werden, sondern die aktive Beteiligung des Betriebsrats mit einbeziehen. Die gemeinsame Auswahl fördert nicht nur Transparenz und Vertrauen zwischen Management und Betriebsrat, sondern gewährleistet auch, dass der ausgewählte Anbieter den Datenschutzanforderungen sowie den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht wird.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist, den Betriebsrat und die Mitarbeiter von den Vorteilen einer digitalen Personalakte zu überzeugen. Die Automatisierung von Routineprozessen spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen der HR-Abteilung und den Mitarbeitern. Zudem ermöglicht die digitale Lösung eine effizientere Handhabung von Beteiligungsrechten des Betriebsrats sowie eine vereinfachte und sicherere Verwaltung von Mitarbeiterdaten.

Eine Betriebsvereinbarung zur Einführung einer digitalen Personalakte sollte detailliert die Ziele, den Regelungsgegenstand, das Zugriffskonzept sowie Datenschutzmaßnahmen beschreiben. Wichtig ist, dass alle Aspekte der Datenerhebung, -verarbeitung und -löschung klar geregelt sind, um den Schutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten.

Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung aus, die folgende wesentlichen Aspekte der digitalen Personalakte abdeckt:

• Zweck und Ziel der Einführung
• Beschreibung des Systems
• Details zum Datenschutz und zur Datensicherheit
• Regelungen zur Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung
• Zugriffsrechte und Einsichtnahmemöglichkeiten für Mitarbeiter
• Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte

Implementieren Sie die digitale Personalaktenlösung entsprechend der vereinbarten Betriebsvereinbarung. Bieten Sie Schulungen für HR-Mitarbeiter und die Belegschaft an, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Nach der erfolgreichen Einführung digitaler Personalakten ist es von entscheidender Bedeutung, den Implementierungsprozess nicht als abgeschlossen zu betrachten. Stattdessen sollte ein kontinuierlicher Dialog mit dem Betriebsrat etabliert werden, um die Nutzung der digitalen Personalakte regelmäßig zu evaluieren und, falls notwendig, Optimierungen vorzunehmen. Dies gewährleistet, dass das System auch langfristig effektiv und im Einklang mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter sowie den rechtlichen Anforderungen funktioniert.